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Per aumentare la produttività il New York Times ci viene in aiuto

In tempi attuali, a causa della fretta, della disponibilità di risorse e delle pressioni, si è spinti sempre di più ad essere multitasking, però poi ne risente la nostra produttività. Ecco perchè il New York Times vi viene in aiuto stilando una lista di trucchi.

Lavoro
Pubblicato il 19 maggio 2017, alle ore 21:04

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Per aumentare la produttività il New York Times ci viene in aiuto
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Si arriva a lavoro con le migliori intenzioni, magari si fa anche una lista delle cose da fare, ma con il passare delle ore ci si perde tra i vari impegni e compiti, a volte anche secondari, tralasciando e procrastinando le cose importanti da fare o facendo piccoli passi su ognuna.

Il risultato è che si arriva a fine giornata senza avere propriamente raggiunto risultati o finito completamente un compito. Proprio il New York Times ci viene in soccorso, stilando una lista di trucchi per ottimizzare il nostro lavoro e, quindi la produttività.

Piccoli cambiamenti

Prima di tutto dobbiamo cambiare le nostre abitudini, ma non preoccupatevi, bisogna farlo poco per volta in modo da entrare nel meccanismo con piccoli passi e cambiamenti. Così, giorno dopo giorno, riusciremo a migliore sempre qualcosa in più, ottimizzando anche il tempo a nostra disposizione.

Responsabilità

Bisogna assumersi la responsabilità di portare a termine il compito a noi assegnato che opportunamente comunicheremo ai nostri colleghi: se loro sono al corrente del nostro compito saremo spinti a rispettare la scadenza con precisione poichè ce ne siamo assunti anche “pubblicamente” la resposabilità.

Perdonarsi

Siamo essere umani e possiamo commettere errori causati da una brutta giornata, dalla fretta o da una distrazione. Bisona perdonare gli errori prima a noi stessi e poi cercare di correre ai ripari senza demoralizzarci e senza “piangere sul latte versato”. In questo modo, la prossima volta, saremo più attenti a non commetterli.

No al multitasking

Essere multitasking ci sottopone a maggiori distrazioni e rischiamo di fare più errori di quando facciamo una sola cosa, ma fatta bene. Quindi essere multitasking non è produttivo. Essere monotasking, invece, ci permette di essere più precisi e ordinati e, soprattutto, avere le idee chiare.
L’essere umano non è una macchina, quindi non siamo “programmati” per svolgere più azioni contemporaneamente. Quando svolgiamo più cose insieme è umanamente impossibile non commettere errori ed essere approssimativi in ogni cosa che stiamo facendo, sbagliare è dietro l’angolo.
Meglio svolgere una cosa alla volta e avere modo di controllarla al 100% per essere sicuri che la stiamo facendo bene.

Trucchi per essere monotasking

Diventare monotasking è un obiettivo difficile da raggiungere ma con allenamento e piccoli trucchi ci riusciremo, diventando più produttivi ed efficienti. Ecco cosa il New York Times ci consiglia di fare:

  1. eliminare le distrazioni chiudendo le pagine dei social network ed, eventualmente, spegnendo il cellulare o le sue notifiche;
  2. concentrarci esclusivamente su una cosa sola e portare a termine il compito;
  3. se un momento di distrazione, rabbia o scoraggiamento ci assalgono, meglio fare qualche passo, distendere la mente e ritrovare la concentrazione;
  4. concedersi delle piccole pause per ossigenare il cervello.

No ai temporeggiamenti

Se abbiamo un collega che temporeggia o lo siamo noi stessi, meglio lavorare con un collega responsabile che ci “controlli” spronandoci a concentrarci, terminare un lavoro e che ci ringrazi e si complimenti con noi quando ce lo meritiamo. Per spronare un collega temporeggiatore si può ricorrere a piccoli strataggemi come avvisare il capo, offrirgli un pranzo o rimproverarlo.
Secondo il New York Times è una buona idea scandire la giornata con due tipi di liste: una con 4-5 obiettivi da raggiungere in quel giorno e, se necessario, l’altra lista può contenere un paio di impegni personali importanti da rispettare. Quindi, tra il raggiungimento di un obiettivo e l’altro, si possono fare piccole pause in cui adempire a piccole faccende personali come prenotare una cena importante, comprare qualcosa di necessario o prenotare un volo.

Organizzare lo spazio

La scrivania, è lo spazio personale per eccellenza, su di essa ci sono spesso pile di documenti. Prima di tutto dobbiamo ben organizzarli e, per farlo, ci sono varie strade: organizzarli in una sola pila di compiti da svolgere o lasciare sulla scrivania solo i documenti che ci servono in quel momento e mettere da parte in un’altra pila ciò che riguarda altri lavori. E’ anche utile creare una pila di eventuali documenti da distrubire ai colleghi o consegnare al capo o ai clienti.
Bisogna sempre tenere sotto controllo l’altezza della pila per controllare l’andamento del lavoro e i progressi: se la pila diminuisce vuol dire che smaltiamo lavoro e, quindi, siamo a buon punto; se, al contrario la pila aumenta, stiamo sbagliando qualcosa e vuol dire che non riusciamo a terminare i compiti a noi assegnati.
La cosa ottimale da fare è concedere 10 minuti al riordino della scrivania a fine giornata in modo da cominciare il lavoro, il giorno successivo, senza il caos del giorno prima e con gli obiettivi da raggiungere bene in vista.

I Computer

Ormai, per la maggior parte delle persone, è il computer il mezzo di lavoro e, visto che ci passiamo su molte ore, bisogna conoscerlo bene, chiedendo anche aiuto se non si capisce qualcosa, senza vergognarsi.
Altro tasto dolente è la mole di e-mail che riceviamo ogni giorno, quindi bisogna dedicargli la giusta attenzione riservandogli quotidianamente del tempo per organizzarle.
Come per le pile di documenti sulla scrivania bisogna dividerle in categorie: quelle che richiedono una risposta immediata; quelle che possono aspettare; quelle che vanno cestinate (ad esempio le pubblicità inutili); quelle a cui è meglio rispondere con una telefonata o incontrando il mittente. Per quest’ultima categoria, infatti, vige la regola che telematicamente non ci si capisce/chiarisce in maniera completa ed esaustiva.

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Cosa ne pensa l’autore

Rita Serretiello - Trovo che i metodi di produttività del New York Times non facciano una piega e sono utili da prendere come modello non solo nell'ambito lavorativo ma anche per organizzare la giornata, i compiti scolastici e le faccende di casa. Sono piccoli trucchi che ottimizzano il nostro tempo e ci permettono di raggiungere gli obiettivi che dobbiamo o vogliamo raggiungere.

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